BPM , BPMS && BPMN

Esta oportunidad hablaremos de como modelar los procesos de negocios, de manera tal que sean fácil de entender tanto para la los gerentes encargados del área de TI (tecnología de la información), como para los gerentes de administración y nuestros aliados de negocios. 

Antes que nada comenzaremos con el glosario de terminos, para que no se pierdan en el camino.

• Workflow o flujo de trabajo es una secuencia de tareas estructuradas o semi-estructurada ejecutadas por uno o mas individuos.

1.Gestión de Procesos de Negocios BPM (Busines Process Manager)

Los BPM surgen con la finalidad de aumentar la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio. Ellos permiten encontrar los "embotellamientos" de los procesos, así como medir que tan eficientes son los procesos y brindan apoyo para encontrar los motivos del no cumplimiento de las metas establecidas para cierto periodo.


Se puede decir que ellos aparecen como daño colateral de los ERP,  ya que estos traen consigo una gran variedad de reglas de negocios, y modificar alguna de ellas genera un costo elevado. La idea general de los BPM consiste en administrar estas reglas sin modificar la programación del sistema. Por este motivo es que los BPM tienen una notación especial para que se puedan entender con el menor esfuerzo posible  BPMN. 

BPM se refiere a la tecnología que permite modelar, simular, implementar,  controlar y optimizar los procesos de negocios de una organización.


En la practica un flujo BPM visualmente es muy parecido a un WorkFlow, la diferencia esta en que unas actividades son realizadas por personas y otras realizadas por sistemas.  

Si desean una definición mas formar pueden consultar este link: definiciones formales BPM

El valor agregado de utilizar BPM es que te muestra todo el ciclo de vida de un proceso:

El modelado genera un repositorio de modelos. 

La simulación permite encontrar las brechas (analisis de cuellos de botellas, analisis de costos, analisis de riesgos), predecir la capacidad del sistema y detectar los problemas potenciales. 

La implementación se refiere a las reglas de negocios.

El monitoreo nos permite tener acceso en tiempo real a los indicadores de desempeño. 

Ventajas: 

• Automatizar el flujo de  forma rápida y simple.
• Reducir ciclos de integración.
• Aumento de la eficiencia y eficacia de los procesos.
• Brindar a los usuarios una idea de como funciona el proceso.
• Romper la barrera de comunicación entre los programadores y el resto de los usuarios.
• Mantener patrones de procesos.
• Identificar y corregir mas rápido los problemas asociados.
• Manejo de excepciones.
• Modelar por partes.
• Transparencia de procesos.
• Responsable de cada proceso.

2. Sistemas de Gestión de Procesos de Negocios BPMS ( Busines Process Manager)


Los BPMS se definen como una colección integrada de tecnologias de software que permiten control, manejo y mejoramiento continuo de los procesos a través de la automatización de su ciclo de vida.

La ventaja principal de este tipo de sistemas radica en el ahorro en costos de desarrollo y mantenimiento,

Como alternativa BPMS tenemos:
 OPEN SOURCE

• JBPM
• Uengine
• Intalio BPMS

PROPIETARIOS:

• IBM
• Fujitzu
• Fuego
• Appian
• MetaStorm
• Pega
• Oracle BPM

Instalación de Intalio Designer && Server

3. BPMN

Esta es una notación para desarrollar BPMS, por ende solo les pongo los links para que ustedes la  puedan ver:
En gringo : el mas completo =)
Menos completo pero en español :pinche aqui
Aprender haciendo: mas sencilloimposible

Con estos tres enlaces, tres dedos de frente, disposición y disciplina deberían poder modelar los eventos que se presentan en la cotidianidad de nuestra vida laboral.

Sistemas empresariales

Antes de desarrollar los ERP, sería adecuado tener presente que son las aplicaciones empresariales y los tipos que existen.

Una aplicación empresarial  es aquella que abarca todas las áreas funcionales, con la finalidad de ejecutar procesos de negocios a lo largo de la empresa, e incluyen todos los niveles administrativos. Y se dividen en cuatro bloques: sistemas empresariales, sistemas de administración de la cadena de suministro, sistemas de administración de las relaciones con los clientes y sistemas de administración de conocimiento.

Los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP por sus siglas en ingles),  se busca  de aumentar la eficiencia y el desempeño de los negocios. Estos se encargar de recolectar datos de los procesos de negocios que se realizan en todas las áreas de la compañía (Ventas y Marquetin, Manufactura y producción, Finanzas y contabilidad y recursos humanos), almacenándolos en una  base de dato de manera que el acceso a la información sea rápido,  confiable e íntegro. Convirtiéndolos en la base de la pirámide organizacional.

Estos sistemas surgen debido a que cada área de la organización trabajaba independientemente,  la información generada por un departamento no estaba accesible para otro en tiempo real, sino que tenían que esperar cierto slot de tiempo hasta que las información les llegara, este tiempo de latencia trae multiples consecuencias, entre ellas una aumento considerable en el tiempo de respuesta al cliente. Sin mencionar la  falta de integridad de los datos, ya que cada área menejaba su propia base de datos.

Los ERP buscan tener una base de datos centralizada, para disminuir el tiempo de respuesta; tener menús modulares configurables según el roll de cada usuario, con esto se logra que los procesos de negocios recorran trasversalmente toda la organización, y se aplique una reingeniería de los procesos de negocio, para automatizarlos y optimizarlos.

Ventajas de los ERP:

·         Mejora en la gestión de recursos, menos compras y reducción de inventario.

·         Mejora en la planificación y toma de decisiones.

·         Mejora en el control de rendimiento.

·         Evita redundancia de datos y operaciones.

·         Reducción de tiempo de ciclo y entrega.

·         Reducción de Costos.

 Los obstáculos que pueden presentarse al implantar un ERP:

·         La resistencia en compartir la información interna entre departamentos.

·         Los sistemas pueden ser difíciles de usarse (ADEMPIERE).

·         Capacitación o cambio de personal.

·         Si una organización adopta procesos de negocio que nacen de los modelos genéricos que proporciona el proveedor del sistema ERP puede dejar de utilizar aquellos procesos de negocios únicos que han sido fuente de sus ventajas sobre la competencia.

Costos asociados a la implantación:

·         Capacitación.

·         Integración y prueba: Integración de la conexión entre el sistema ERP con otras aplicaciones de software empresarial.

·         Migración de datos de registros de clientes y empresas entre otros, considerando que muchos datos suelen mostrarse como corruptos al efectuar su transferencia

·         Análisis de los datos: Los datos del ERP, generalmente, tienen que estar cruzados con datos externos.

·         Consultoría.

·         Depresión post ERP: Algunas empresas, ya sea por no estar habituadas a las nuevas funcionalidades del ERP, por no conseguir cambiar sus antiguos métodos de trabajo, o por no tener la noción de los logros provenientes del ERP, acaban abandonando el proyecto de implantación antes de ser finalizado.

·         Infraestructura.

Los grandes del ERP del mercado actual son:   

·         SAP

·         PeopleSoft 

·         Oracle 

·         Baan

·         JDEdwards

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Instalación de Adempiere

En esta oportunidad simplemente haré mención a uno de los Sistemas de planificación de recursos  empresariales (ERP) echo en software libre, su nombre es Adempiere.

Les adelanto que para la instalación de este programa, tienen que tener paciencia, perseverancia y sobretodo mucha motivación al logro. Ya que no consiste en dar clic a siguiente, siguiente y siguiente hasta que nos salga la pantallita de finalizar.

OJO cada vez que cambie la dirección IP de su maquina, tienen que volver a modificar el fichero, pg_hba.conf sino nunca se montara el servidor.

Les deseo mucha suerte en su instalación.

http://es.scribd.com/doc/92487991/Instalacion-Adempiere

Prologo

Prologo:

Cuenta la leyenda que hace algún tiempo atrás, cuando los estudiantes no se aburrían durante las lecciones, y todos los profesores dictaban clases magistrales.  Que los pedagogos podrían conceder su conocimiento de Sistemas de Información a sus discípulos pertenecientes a la casa que vence a las sombras, sin verse en la penosa necesidad de recordarles estos conceptos:

·         Dato: Son los hechos en bruto, sin interpretado, que representa algún evento.

·         Información: Se refiere a la interpretación de los datos.

Entonces Ellos en su primera clase,  podrían discutir tranquilamente acerca de  la Clasificación de los Sistemas de Información con sus discípulos, algo que en nuestro caso se hizo en la tercera, como  comprenderán esto es la vida real…

En esta sección analisaremos los SI desde dos puntos de vista: el Funcional, que se refiere al área al que ellos dan apoyo, y como lo ven los usarios....

PERSPECTIVA DE LOS USUARIOS

Sistemas de Procesamiento de Transacciones [TPS]

Los Sistemas TPS se les encomiendan de dar seguimiento a las actividades y transacciones elementales de una organización, como ventas, recepciones, flujo de materiales, número de horas trabajadas por empleados, etc. Los principales usuarios de este sistema son los gerentes de operaciones, ya que estos se encargan de dar seguimiento a las operaciones de rutina de una empresa.

El tiempo de respuesta de estos sistemas es corto, para así procesar mayor información en menor tiempo. Su diseño hace énfasis en la fiabilidad, su capacidad de recuperación ante fallos, y en la inflexibilidad de los procesos, es decir, siempre se realizan de la misma forma.  Y son utilizados en la planificación a corto plazo.

Los TPS son los encargados de recoger los datos de entrada para los Sistemas de Información Integrados, es decir, son productores de información para otros Sistemas.

Sistemas de  información gerencial    [MIS]

Dirigidos a la Gerencia intermedia para que sirvan de soporte con las actividades de supervisión control, toma de decisiones y administración. Los MIS proporcionan informes periódicos sobre el desempeño de la organización,  los cuales ayudan a los gerentes a realizar pronósticos. Para realizar estos informes los MIS  comprimen la información suministrada por los TPS.

Otra característica de estos sistemas es que no son  muy flexibles y tienen poca capacidad analítica. En otras palabras, siempre hacen lo mismo. Y el análisis de la información que generan queda en las manos de sus usuarios.

Utilizados para la planificación a mediano plazo.

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones [DSS]

Destinados a la gerencia intermedia (aunque a mi percepción también puede ser usado por los altos ejecutivos),  orientados a ayudar solucionar problemas poco habituales, que cambian con rapidez, cuyo procedimiento de respuesta no esta totalmente definido. Estos sistemas suelen tener herramientas de simulación, permiten a sus usuarios definir que información necesita (condensando la información de los TPS o MIS) y como combinarla, eso los hace muy flexibles.

Utilizados para la planificación a mediano y largo plazo.

Sistemas de apoyo a Ejecutivo [ESS]

Orientados a netamente a la planificación a largo plazo, para realizar planes estratégicos de negocios relacionados con el entorno externo. Los ESS apoyan a los altos ejecutivos a tomar estas decisiones no rutinarias que no tienen un procedimiento definido. No entiendo cual es la diferencia entre estos y los DSS, pero bueno….

PERSPECTIVA DE FUNCIONAL

Una matriz dice mas que mil palabras:

Por ultimo cabe destacar que la mayor parte de la información de esta sección fue un plagio descaro del capitulo 2 de Sistemas de Información Gerencial Administración de la Empresa Digital. Décima Edición. Kenneth C. Laudon y Jane P. Laudon pero me permite cumplir con la asignación.

Nota de Autor:  la boca es la puerta a las calamidades, y no pude seguir una progresión lineal durante el desarrollo del blog...

Episodio Dos: IMPORTACIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Episodio Dos: IMPORTACIA DE  LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Esta entrega corresponde a la clase del 19-03-2012, mucho más lineal, entretenida y lucrativa que la anterior, y con múltiples ejemplos obtenidos de la nuestra insólita realidad. Durante esas dos horas nuestro monitor a cargo hizo énfasis en la importancia y consecuencias del uso de los SI  (sistemas de información, for the flies), claro sin mencionar propiamente tanto Objetivos Estratégicos, como las Dimensiones de los SI; pero era obvios para aquellos que se habían tomado un tiempo para revisar la bibliografía respectiva. También se dedicaron a explicar un poco más la Cadena y Red de valor de una Empresa.

Ahora ya tienen una pequeña noción, de lo que va ha tratar en mi breve, pero no tan corto resumen de esta lección de SI.

La finalidad de los SI según K. Laudon y J.  Laudon  es cumplir seis Objetivos Estratégicos: 

1.       Excelencia Operativa: consiste en mejorar la eficiencia de las operaciones, para obtener mejores resultados.  Esto se logra debido a que los SI automatizan los procesos, de manera que se puedan realizar en el menor tiempo posible, consumiendo un mínimo de recursos ya sean materiales o humanos. Esto trae como consecuencia un costo extra asociado que radica en la capacitación del personal para que realice estos nuevos procedimientos ( un activo complementario ).

2.       Nuevos productos, servicios y Modelos de Negocios: la información que suministran los SI, puede servir de base para la creación de productos o mejorar un servicio. Para alcanzar la excelencia operativa tal vez implique modificar los modelos de negocios o la organización de la empresa, y esto puede implicar que se aplanen los niveles, es decir, una reducción del personal; ya que el trabajo que hacían otras personas ahora lo esta realizando el sistema como tal.

3.       Buenas relaciones con los clientes y proveedores: esto también se alcanza con la información que nos suministran los SI, ya nos permite CONOCER  el mercado (clientes, proveedores y factores externos), y así estimar sus posibles tendencias para elaborar planes de acción a corto, mediano y para los que sean mas valientes a largo plazo.

4.       Toma de decisiones mejoradas: Se adquiere debido a que se cuenta con información más precisa y orientadas a tus necesidades actuales.

5.       Ventaja competitiva: realmente hace falta que explique lo que significan esas dos palabras?

6.       Supervivencia: Radica en el echo de que el mercado siempre esta cambiando y si no podemos adaptarnos a las nuevas tendencias, nuestra empresa será un fracaso seguro.

Estas definiciones que fueron explicadas, más no con la “formalidad” que han sido expuestas líneas atrás, sino mediante creativos ejemplos, y vivencias de nuestro catedrático a cargo; pero con cuatro dedos de frente se podrían correlacionar perfectamente con estos objetivos estratégicos.

En esta ocasión quiero agradecer, a nuestro tolerante profesor. Por ilustrarnos la motivación de las empresas en invertir en tecnología, SI y sus activos complementarios correspondientes, y eso de debe a:

1.       Aumentan la distribución de la información, ya que se tiene disponible a cualquier hora sin importar su ubicación siempre y cuando tenga alguna conexión a internet. EL gerente despide a unos cuantos motorizados, choferes, los mal llamados en mi tierra como officeboies, etc.

2.       Disminución del costo de Agencia y de transacción, ya que con los procesos de negocios optimizados, se pueden reducir los costos de la empresa, material de oficina, consumo eléctrico, servicio de agua, pago de utilidades, prestaciones y salarios innecesarios. Debido a que con el aplanamiento de la estructuras muchos puestos de trabajos ya no son necesarios porque el  trabajo que hacían otras personas ahora lo esta realizando el sistema como tal. Acá nos olvidamos de unas cuantas secretarias y algunos otros cargos que ya seria obsoletos

Ya teniendo claro lo que buscan los SI de información, necesitamos saber como utilizarlos eficientemente y para esto, estamos en la obligación de entender las dimensiones que abarcan  los SI, para después poderlas relacionar todas y dar soluciones a los problemas planteados. Las dimensiones  son: Organización, Administración y Tecnología.

Las Organizaciones son estructuras jerárquicas, que consisten en tres niveles principales: la alta dirección, encargados de las tomas de decisiones estratégicas y garantizar el buen desempeño, la gerencia intermedia, son los que se encargan de ejecutar los planes de acción de la alta dirección, y la gerencia de operaciones que son los encargados de supervisar a la mano de obra o trabajadores de datos, siendo este su nombre mas formal. Los elementos claves de una organización son su gente, estructura, procedimientos operativos, políticas y cultura.

La Administración se encarga de resolver los problemas de la organización mediante planes de acción, toma decisiones acerca de los productos y servicios. Así como de  asignar los recursos (materiales y humanos) y coordinar las diferentes áreas de trabajo.

Cabe destacar que con tan solo adquirir nuevas tecnologías no implica que la empresa obtenga mejores beneficios.

Las empresas respaldan sus inversiones en tecnología con activos complementarios, como nuevos modelos y procesos de negocios, capacitación del personal, cultura organizacional. Para de esta manera garantizar la obtención de mejores rendimientos.

“Los Activos complementarios son aquellos que se requieren para obtener valor de una inversión priomordial” ( Sistemas de información gerencial, decima edición Laudon y Laudon pag. 24)
Por ultimo se nombraron las cadena de valor y el modelo de las 5 fuerzas de Porter, pero en particular ya necesito un Kit Kat, brake o descanso asi que eso me quedara como pendiente para la próxima entrega.

Frase épica de la clase: "Mosca para quienes trabajan..."

Episodio Uno

Episodio Uno (clase del 15/03/2012):

En esta clase, no muy lineal, nutriente para algunos y somníferos muchos para otros. Mas que una clase fue un monologo, ya que no nosotros sus pro-activos y no tan eficaces estudiantes, nos dedicamos "escuchar", comer, mandar sms y sobre todo a mover la cabeza para certificar o negar los que decía nuestro educador de turno , claro habían unas excepciones que se atrevieron a debatir algunas ideas con argumentos medianamente razonables, pero gracias a dios  todavía no aparece algún plutoniano con preguntas fuera de lugar y con falta de lógica.

Tras transcurrir algunos minutos se comento que existen múltiples sistemas de información en una empresa, uno diferente para cada área ( ventas y mercadeo, manufactura y producción, finanzas y contabilidad, Recursos Humanos ); pero a mi humilde y tal vez errada percepción, una empresa debería tener un solo sistema que englobe todas estas áreas, puede ser a través de módulos, y que cada departamento solo tenga acceso ciertas aplicaciones del mismo, ya que el libre acceso a la información puede ser un arma de doble fijo, desde los problemas que nos puede causar un usuario de capa 8 (haciendo referencia al modelo OSI ) al sistema, la fuga de información, modificación de algunos registros, debido a la poca ética profesional a la cual nos enfrentamos día a día.

El profesor menciono diferentes software que nos permiten realizar un modelo para describir el desarrollo de las actividades de una organización, mas no recuerdo cuales eran . . . pero gracias la fiel amiga de todos los estudiantes, Wikipedia, una fuente no muy confiable, mas no obstante me permitió darme cuenta que el profesor hacia referencia era a la Cadena de Valor  Empresarial un concepto denominado por Michael Porter en su obra Competitive Advantage: Creatinr and Sustaining Superior Performance.

Michael Porter divide las actividades en dos bloques las primarias y secundarias.  Las primarias son logística interna bilateral, operaciones o producción, logística externa, mercadeo y ventas y servicio. Y las secundarias son: abastecimiento, infraestructura de la organización, recursos humanos, desarrollo de tecnología.

Haciendo una pequeña extrapolación a lo que son los Sistemas de Información de Laudon & Laudon y como lo explico el prof con sus pensamientos no rectilíneos e uniformes quedaría algo como esto:

Logística interna bilateral Operaciones	Manufactura y producción
Logística externa lateral Ventas y mercadeo	Ventas y Marketing
Recurso Humano Desarrollo de tecnología Infraestructura	Recursos Humanos
Desarrollo de tecnología Infraestructura	Finanzas y Contabilidad

Abastecimiento no se en que grupo debe de estar, ya que en este se habla de insumos, materiales y mercadería…

Ya que esto es un debate seria agradable que compartieran un poco de su conocimiento, para así disminuir un poco la ignorancia de su servidor y de aquellos lean esta publicación.

También se comento que todo el proceso comercialización de un producto o servicio comienza en el área de Manufactura y Producción, en la cual se ensambla el producto, se verifica la calidad del mismo, se lleva un inventario de insumos, y se realiza un análisis del desempeño y los precios de proveedores( este último dato lo obtuve consultando la décima edición de Sistemas de Información Gerencial por Laudon & Laudon pag. 72). En el área de Ventas y Marketing se encarga de las diferentes formas de vender y hacer conocer el producto a sus clientes, así como realizar análisis de las ventas. Recursos Humanos, esta dirigido a la capacitación, reclutamiento y mantenimiento del personal de la Organización, es decir mantener alegres a los trabajadores para que rindan mas eficientes en el cumplimiento de su cotidianidad laboral. Finanzas y contabilidad aca se administran los recursos con lo que la empresa cuenta para sobrevivir a la globalización, inflación y demás entes externos que escapan de su control.

A demás se hizo una alusión a una especie de línea de tiempo, en la por la cual el producto tenia que recorrer antes de ser vendido, lo malo fue no se le dio una definición formal, así como otras cosas que a las que se refirieron. Asumo que el profesor lo hizo con la intención de que sus alumnos tomaran la iniciativa e  hicieran la correspondiente investigación.

Tras una minúscula investigación se me planteo una pequeña pero importante interrogante, y era si el profesor se quería referir a la Cadena de Suministros o a la Cadena de Abastos?   Desde mi escaso conocimiento de la materia me escogería la segunda opción, pero me gustaría una  (n+1) opinión, para todo que pertenezca a los naturales positivos.

De los conceptos que se nombraron en la clase esta el de Objeto de negocios, concepto que tampoco me quedo muy claro, más no tuve el valor de interrumpir la clase para que explicaran del concepto con más detalle. Ya que quedaría al descubierto que como muchos otros traigo fallas conceptuales de semestres anteriores. Pero al final con otra consulta a Wikipedia llegue a la conclusión que era una entidad, que tiene atributos y asociaciones con otras entidades. Pero nuestro monitor, humildemente me dio otra oportunidad de demostrar mi gallardía, (o tal vez para demostrarle que si me había documentado antes de entrar a la clase). Cuando dijo que la forma de elaborar un formulario no formaba parte de un Procesos de Negocios, ahí mis neuronas hicieron sinapsis, contuve  el miedo al fracaso, levante la mano e intente fomentar un debate… citando la definición que nos brinda la décima edición de Sistemas de Información Gerencial por Laudon & Laudon  pag. 7 (“…procesos de negocios se refieren al conjunto de tereas y comportamientos lógicamente relacionados que las organizaciones desarrollan a través del tiempo para producir resultados específicos y a la manera particular en la que se organizan y coordinan estas actividades…”),  después de una pequeña discusión se llego a la conclusión que era una Regla de Negocio. Lo cual trajo como consecuencia deliberar con respecto al concepto de Cultura de una Organización, que eran normas pero no estaban formalmente definidas en un papel, pero se daban por sobrentendidas  por la forma en que se hacían las cosas.

De las cosas que solo se nombraron pero no se explicaron a profundidad resaltaban la estructura de una organización, que se entiende mejor con un grafico que con palabras:

Esto fue un breve resumen de la clase, si me escapa algo a demás de los efectos del Internet en los sistemas información los cuales no pienso hacer referencia ya que me parecen que están algo obvios, agradecería los comentarios.

Frase épica de la clase: "en vez de ver el techo, lean un libro"